Laatst bijgewerkt: [datum van publicatie]
Wie wij zijn
Vormula Studio is een handelsnaam van de eenmanszaak Nico Draaisma.
- Adres: Newtonlaan 115, 3584 BH Utrecht
- KvK: 77849108
- Btw: NL003248319B32
- E-mail: info@vormulastudio.nl controleer: welk adres voor privacyvragen
Ik ben verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die in deze verklaring staan. Heb je een vraag of verzoek, mail dan naar het adres hierboven.
Welke gegevens ik verwerk, en waarom
| Situatie | Gegevens | Doel | Grondslag |
|---|---|---|---|
| Je vult het contactformulier in | naam, e-mail, telefoon, je bericht | reageren op je aanvraag | jouw verzoek (voorbereiding overeenkomst) |
| Je bent klant of opdrachtgever | naam, bedrijf, contactgegevens, factuurgegevens, projectcommunicatie | de opdracht uitvoeren en factureren | uitvoering overeenkomst, wettelijke plicht (administratie) |
| Je mailt of appt met mij of met een AI-collega | naam, telefoonnummer of e-mailadres, de inhoud van de berichten, datum en tijd | het gesprek voeren, afspraken en toezeggingen vastleggen in het juiste project | uitvoering overeenkomst of gerechtvaardigd belang (een goede projectadministratie) |
| Je belt de telefoonlijn van een AI-collega | telefoonnummer, gespreksinhoud en transcript | je vraag beantwoorden of doorzetten | jouw verzoek, gerechtvaardigd belang |
Ik verwerk geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij je die zelf in een bericht deelt. Dan gebruik ik ze alleen voor het doel waarvoor je ze stuurde.
Vormula Studio gebruikt het WhatsApp Business Platform van Meta. Berichten die je via WhatsApp aan Vormula Studio stuurt, en mijn antwoorden, worden via de officiële koppeling van Meta (de Cloud API) doorgegeven aan systemen die ik zelf beheer.
- Wat er gebeurt. Een geautomatiseerde stap beoordeelt per bericht of het over een project of opdracht gaat. Alleen zakelijke berichten worden bewaard en in het bijbehorende projectdossier vastgelegd. Berichten die als privé worden beoordeeld, worden niet opgeslagen.
- Groepsgesprekken worden niet via de koppeling verwerkt.
- Meta verwerkt de berichten ook, als aanbieder van WhatsApp. Daarvoor geldt het privacybeleid van WhatsApp: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea
- Geen marketing. Ik stuur via WhatsApp geen reclame- of nieuwsbrief-berichten.
AI-collega's
Vormula Studio werkt met AI-collega's: digitale assistenten met een eigen naam, zoals Iris. Zij helpen met mail, planning en projectadministratie. Bij het eerste contact zeggen ze dat ze een AI zijn. Een AI-collega neemt geen besluiten met rechtsgevolgen voor jou zonder dat ik die bekijk.
Voor de AI-collega's gebruik ik taalmodellen en spraakdiensten van externe leveranciers. Die krijgen alleen de tekst of audio die nodig is om een bericht te verwerken.
Met wie ik gegevens deel
Ik verkoop je gegevens niet. Ik deel ze alleen met leveranciers die ik nodig heb om mijn werk te doen. Met wie dat nodig is, heb ik een verwerkersovereenkomst of gelden hun standaard verwerkersvoorwaarden.
| Leverancier | Waarvoor | controleer |
|---|---|---|
| Webflow | website en contactformulier | |
| Google (Workspace) | e-mail, agenda, bestandsopslag | |
| Notion | project- en klantadministratie | |
| Hostinger | eigen server voor koppelingen en AI-collega's | locatie server |
| Meta (WhatsApp) | WhatsApp-berichten | |
| Anthropic | taalmodel voor de AI-collega's | |
| OpenRouter, TypeSafe | taalmodellen en de classificatie zakelijk of privé | |
| ElevenLabs | spraak van de AI-collega's | |
| Twilio | telefoonlijn van de AI-collega's | |
| e-Boekhouden | boekhouding |
Sommige leveranciers zitten buiten de Europese Economische Ruimte, vooral in de Verenigde Staten. Ik werk alleen met leveranciers die zich aansluiten bij het EU-VS Data Privacy Framework of die de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie gebruiken. controleer per leverancier
Hoe lang ik gegevens bewaar
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Contactaanvraag zonder opdracht | 1 jaar na het laatste contact |
| Klant- en projectgegevens | zolang de samenwerking loopt, daarna 2 jaar |
| Facturen en administratie | 7 jaar (wettelijke bewaarplicht) |
| Zakelijke WhatsApp-berichten in een projectdossier | net zo lang als het projectdossier |
| Privé beoordeelde WhatsApp-berichten | niet opgeslagen |
Cookies
Deze website plaatst geen tracking- of advertentiecookies. controleer in Webflow: analytics, embeds, lettertypes van derden
Beveiliging
Ik neem passende maatregelen om je gegevens te beschermen: versleutelde verbindingen, tweestapsverificatie op accounts, toegang alleen voor wie het nodig heeft, en een controle van de afzender op elke inkomende koppeling.
Je rechten
Je mag je gegevens inzien, laten corrigeren of laten verwijderen. Je mag bezwaar maken tegen een verwerking, de verwerking laten beperken en je gegevens laten overdragen. Mail daarvoor naar het adres bovenaan. Ik reageer binnen een maand.
Je WhatsApp-gegevens laten verwijderen
Stuur een mail naar het adres bovenaan, of een WhatsApp-bericht met de tekst "verwijder mijn gegevens". Ik verwijder dan binnen 30 dagen de opgeslagen berichten en gegevens die bij je telefoonnummer horen. Gegevens die ik wettelijk moet bewaren, zoals facturen, blijven staan. Je krijgt een bevestiging zodra de verwijdering klaar is.
Klacht
Ben je niet tevreden over hoe ik met je gegevens omga? Laat het me weten. Je mag ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl
Wijzigingen
Ik pas deze verklaring aan als mijn werkwijze verandert. Bovenaan staat de datum van de laatste versie.